โซลูชั่น AI-Powered OCR คืออะไร ช่วยธุรกิจในปัจจุบันได้อย่างไรบ้าง?

ยิ่งธุรกิจเติบโตมากขึ้น เอกสารต่างๆก็มีจำนวนมากขึ้นตามไปด้วย ทำให้หลายธุรกิจต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการจัดการกับเอกสาร รวมถึงการกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบขององค์กร ส่งผลให้กระบวนการทำงานต้องใช้เวลานานขึ้น ข้อมูลมีโอกาสที่จะผิดพลาดได้ และพนักงานหมดเวลาการทำงานไปกับงานที่ต้องทำซ้ำๆแบบเดิมๆ ซึ่งกระบวนการทำงานในรูปแบบเดิมนี้อาจจะไม่ตอบโจทย์กับการทำธุรกิจในปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว และคล่องตัว เพื่อให้ทันกับพฤติกรรมของลูกค้า และโลกของธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจึงเป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน โดยเฉพาะการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาใช้กับธุรกิจ เพื่อช่วยลดภาระให้กับพนักงานภายในองค์กรให้มีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น และให้ AI มาช่วยทำงานในส่วนที่เป็นงานที่ต้องทำในรูปแบบเดิมๆซ้ำๆ เนื่องจาก AI สามารถทำงานในส่วนนี้ได้ด้วยความรวดเร็ว และแม่นยำมากกว่ามนุษย์ จนทำให้เกิดเป็นกระบวนการทำงานสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ หรือที่เรียกว่า  Intelligent Document Processing (IDP)  

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ หรือ Intelligent Document Processing (IDP)  นั้นเป็นกระบวนการทำงานการดึงข้อมูลจากเอกสารในรูปแบบต่างๆเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลขององค์กร โดยมีเทคโนโลยี OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีพื้นฐานในการเปลี่ยนข้อความที่อยู่ในเอกสารประเภทต่างๆให้อยู่ในรูปแบบของข้อความที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ แต่การใช้เทคโนโลยี OCR อย่างเดียวยังไม่เพียงพอที่จะใช้ในการอ่านเอกสารที่ไม่มีรูปแบบที่แน่นอนได้ จึงเป็นที่มาของการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาเพิ่มศักยภาพให้กับ OCR ด้วยความสามารถของ AI ทำให้สามารถอ่านเอกสารที่ไม่มีรูปแบบที่แน่นอนได้ จึงทำให้โซลูชั่น OCR ที่มีเทคโนโลยี AI อยู่เบื้องหลังการทำงานสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการอ่าน และประมวลผลเอกสารได้แม่นยำมากยิ่งขึ้น 

ในบทความนี้ AI GEN จะมาอธิบายเกี่ยวกับโซลูชั่น AI-Powered OCR เพื่อให้แต่ละธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้ได้ ช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลา และบุคลากรในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจได้

เทคโนโลยี OCR คืออะไร?

ภาพประกอบ : Shutterstock

OCR หรือ Optical Character Recognition คือกระบวนการในการเปลี่ยนข้อความที่อยู่ในรูป ให้อยู่ในรูปแบบของข้อความ หรือกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างข้อความ หรือไฟล์เอกสารจากไฟล์สแกนเอกสารทั้งในรูปแบบการพิมพ์ หรือลายมือ 

เพื่อให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น ลองนึกถึงโค้ด หรือ Serial number ที่มีทั้งตัวเลข และตัวหนังสือที่เราอยากเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เทคโนโลยี OCR จะช่วยให้เราสามารถเก็บข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลได้ โดยใช้เทคโนโลยีในหลากหลายรูปแบบ ในการประมวลผลข้อมูลในรูปถ่ายนั้นๆ ดึงข้อมูลตัวอักษรออกมา และทำการจำแนกตัวหนังสือเหล่านั้น

สิ่งที่ OCR ไม่สามารถทำได้ คือการอ่านวัตถุ หรือสิ่งของที่เราต้องสแกน OCR ทำหน้าที่เพียงแค่อ่านตัวหนังสือที่เราตั้งใจจะเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเราทำการสแกนคำศัพท์ เทคโนโลยี OCR จะทำการอ่าน และเรียนรู้ตัวหนังสือเหล่านั้น แต่เทคโนโลยี OCR ไม่ได้รู้ความหมายของคำคำนั้น

เพิ่มศักยภาพให้กับเทคโนโลยี OCR ด้วย AI 

ภาพประกอบ : Canva

ด้วยเทคโนโลยี OCR เพียงอย่างเดียวสามารถดึงข้อมูลจากเอกสารได้แบบอัตโนมัติก็จริง แต่จำกัดเฉพาะอยู่ที่เอกสารที่มีรูปแบบ หรือแพทเทิร์นที่แน่นอนตายตัว รวมถึงต้องให้คนสร้างเทมเพลต หรือรูปแบบของเอกสารนั้นไว้ก่อนเพื่อทำให้ระบบสามารถอ่าน และดึงข้อมูลจากเอกสารนั้นได้ โดยรูปแบบการดึงข้อมูลที่ใช้ OCR อย่างเดียวนั้น หากต้องการดึงข้อมูลจากเอกสารรูปแบบใหม่ หรือเป็นเอกสารจากผู้ผลิตคนละรายระบบจะไม่สามารถทำการอ่าน และดึงข้อมูลจากเอกสารนั้นได้

แต่เมื่อนำเทคโนโลยี AI มาผนวกกับ OCR ทำให้ข้อจำกัดในการอ่าน และดึงข้อมูลเอกสารที่เคยมีหมดไป เนื่องจากโซลูชั่น AI-Powered OCR มีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังสำคัญ ทำให้สามารถดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ และในหลากหลายฟอร์แมตข้อมูล ตัดปัญหาเรื่องการต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้า รวมถึงลดกระบวนการในการทำงานลงได้ ด้วยพลังของระบบ AI ทำให้การดึงข้อมูลทำงานได้อย่างง่ายดาย และการันตีถึงความแม่นยำสูง นอกจากนั้นเทคโนโลยี AI ยังเป็นตัวขับเคลื่อนสามารถทำให้การประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติ หรือ IDP เกิดขึ้นได้ ตั้งแต่การดึงข้อมูลจากเอกสารจนถึงกรอกข้อมูลลงไปในระบบที่ต้องการ

โดยโซลูชั่น  AI-Powered OCR มีจุดมุ่งหมายหลักในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร ประหยัดเวลา และทรัพยากรบุคคล โดยทำให้การจัดการเอกสารเป็นไปในรูปแบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ดังต่อไปนี้

• การกรอกข้อมูล และการดึงข้อมูลจากเอกสาร
• การแยกประเภทของข้อมูล
• การจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลขององค์กร
• การส่งต่อข้อมูลให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กร

ตัวอย่างรูปแบบการใช้งานโซลูชั่น AI-Powered OCR ของธุรกิจประเภทต่างๆ

โซลูชั่น AI-Powered OCR สามารถนำไปปรับใช้ได้ธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรมที่ต้องมีการจัดการกับเอกสารเป็นจำนวนมาก และต้องการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นรูปแบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลาในการทำงานเอกสาร เพื่อให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานประเภทอื่นๆได้มากยิ่งขึ้น รวมทั้งตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุค Data driven ที่สามารถนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำมากขึ้นอีกด้วย

1. ธุรกิจประกันภัย 

ภาพประกอบ : Canva

• E-Application : ลูกค้าสามารถพิมพ์ใบสมัครได้ผ่านทางแอปพลิเคชั่นและนำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารประกอบการซื้อขาย เช่น บัตรประชาชน สมุดบัญชี และอื่นๆ

• การดึงข้อมูลจากเอกสารคำขอ : นำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสาร ลดเวลาที่พนักงานต้องพิมพ์เอกสารเข้าระบบ ทำให้บริษัทสามารถอนุมัติกรมธรรม์ได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

• การพิจารณาการออกกรมธรรม์ : นำโซลูชั่น  AI-Powered OCR Solution มาใช้ในการจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารต่างๆที่ลูกค้าส่งมา ไม่ว่าจะเป็นเอกสารประวัติการรักษาและผลตรวจสุขภาพในกรณีที่ลูกค้าสมัครผลิตภัณฑ์ที่มีความคุ้มครองสุขภาพด้วย และส่งเข้าระบบโดยตรงเพื่อให้ระบบนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อได้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาการพิจารณาการรับประกันภัยได้ ซึ่งจะทำให้การออกกรมธรรม์มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และยังสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าได้อีกด้วย

• การพิจารณาสินไหม : การนำโซลูชั่น  AI-Powered OCR Solution มาใช้ทำให้สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบแถลงอุบัติเหตุ รายงานแพทย์ ใบรับรองแพทย์ ใบเสร็จรับเงินจากโรงพยาบาล เป็นต้น เพื่อนำเข้าระบบไปใช้ในการประเมิณการพิจารณาสินไหมต่อไปได้ ช่วยลดเวลาในการพิจารณาสินไหมได้เป็นอย่างมาก ซึ่งจะช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างมาก

 

2. ธุรกิจการเงิน และธนาคาร

ภาพประกอบ : Canva

• E-Application : ลูกค้าสามารถพิมพ์ใบสมัครได้ผ่านทางแอปพลิเคชั่นและนำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารประกอบการสมัครใช้บริการ เช่น บัตรประชาชน สมุดบัญชี และอื่นๆ

• การดึงข้อมูลจากเอกสารคำขอ : นำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสาร ลดเวลาที่พนักงานต้องพิมพ์เอกสารเข้าระบบ ทำให้บริษัทสามารถอนุมัติกรมธรรม์ได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

• การพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ : โดยการนำโซลูชั่น  AI-Powered OCR Solution มาใช้ในการจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารต่างๆที่ลูกค้าส่งมา ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสลิปเงินเดือน บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน เป็นต้น  และส่งเข้าระบบโดยตรงเพื่อให้ระบบนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อได้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาการพิจารณาอนุมัติสินเชื่อลงได้ ซึ่งจะทำให้การอนุมัติสินเชื่อมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และยังสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าได้อีกด้วย

 

3. ธุรกิจโรงพยาบาล

ภาพประกอบ : Canva

• การลงทะเบียนเข้ารับการรักษา : ประหยัดเวลาในการกรอกเอกสารต่างๆเมื่อต้องการเข้ารับการรักษาที่โรงพยาบาล โดยการนำ AI-Powered OCR Solution เข้ามาช่วยในการดึงข้อมูลจากเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน บัตรประกันสุขภาพ และอื่นๆ ทำให้เจ้าหน้าที่ที่รับลงทะเบียนสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น อีกทั้งยังสร้างความประทับใจด้วยบริการที่รวดเร็วทันใจ

 

ประโยชน์ของ AI-Power OCR ที่มีต่อธุรกิจ

หากธุรกิจไหนมีการทำ Digital transformation เพื่อปรับเปลี่ยนให้องค์กรตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุคดิจิทัล หนึ่งในรูปแบบที่องค์กรสามารถทำได้อย่างรวดเร็วที่สุด คือ Process Transformation ซึ่งคือการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อให้ธุรกิจสามารถสร้างสรรค์กระบวนการทำงานใหม่ๆได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดต้นทุน ลดรอบของการทำงาน และเพิ่มคุณภาพ ดังนั้นเทคโนโลยี AI-Power OCR จึงถือเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยในการทำให้กระบวนการทำงานของธุรกิจเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์เรื่องการลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างมาก และเทคโนโลยี AI-Power OCR ยังมีประโยชน์กับธุรกิจ อีกมากมาย ดังต่อไปนี้

ภาพประกอบ : Canva

• ประหยัดเวลาในการทำงาน 

ถ้าหากคุณรู้สึกเสียเวลากับการทำงานเอกสารในรูปแบบเดิมๆ และประสบปัญหากับการบริหารจัดการเวลาในการทำงาน โซลูชั่น AI-Powered OCR สามารถช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของการนำโซลูชั่น AI-Powered OCR เข้ามาใช้กับการทำงาน คือคุณจะมีเวลาโฟกัสกับงานอื่นที่มีประโยชน์กับธุรกิจของคุณได้มากยิ่งขึ้น เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลามานั่งสแกนเอกสารทีละใบ เพียงแค่สแกนเอกสารผ่านระบบ AI-Powered OCR แทน ทำให้คุณมีเวลาเหลือที่จะไปทำงานอื่นมากขึ้น

• ประหยัดค่าใช้จ่าย

โซลูชั่น AI-Powered OCR ทำให้คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสาร และประหยัดค่าใช้จ่ายค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ภายในออฟฟิซ รวมถึงประหยัดค่าใช้จ่ายแฝงจากการที่เอกสารเสียหาย นอกจากนั้นการไม่ใช้กระดาษ ทำให้บริษัทลดค่าใช้จ่ายในการสั่งกระดาษได้อีกด้วย ถึงแม้ว่าการใช้โปรแกรม OCR เป็นการลงทุนล่วงหน้า แต่จะช่วยทำให้ธุรกิจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้

• ค้นหาเอกสารได้ง่ายมากขึ้น

ถ้าคุณต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลบางอย่างในเอกสาร โซลูชั่น OCR เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ เนื่องจากเอกสาร OCR สามารถค้นหาข้อความในเอกสารได้ 100%

• ยกระดับการให้บริการลูกค้า

ประโยชน์ที่สำคัญของเทคโนโลยี OCR  อีกอย่าง คือช่วยลดระยะเวลาการรอคอยของลูกค้าโดยทำให้เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลในเอกสารของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว หรือแม้กระทั่งในการรับสายลูกค้า เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถใช้ฟีเจอร์ค้นหาในโปรแกรม OCR เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้าโดยอย่างทันถ่วงที ด้วยประโยชน์เหล่านี้ช่วยเพิ่มอัตราการซื้อซ้ำให้กับธุรกิจ

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับธุรกิจ โดยการเปลี่ยนมาใช้ Business model ที่ไม่มีการใช้กระดาษ ทำให้การทำงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี AI-Powered OCR ที่สามารถจำแนกข้อความได้ ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเอกสารอีกต่อไป

• ความปลอดภัยของข้อมูลที่ดีกว่า

ไม่เพียงแต่ทำให้การกู้คืนข้อมูลเป็นเรื่องที่ง่ายมากขึ้น เทคโนโลยี OCR ยังช่วยในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย เหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหลสามารถเกิดขึ้นได้กับทุกธุรกิจจากการสำรวจ 28%ของการรั่วไหลของข้อมูลเกิดขึ้นกับธุรกิจขนาดเล็ก โดยการนำเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้กับธุรกิจ ทำให้คุณไม่ต้องกังวลว่าเอกสารสำคัญของธุรกิจจะตกไปอยู่ในที่ที่ไม่ปลอดภัย  เพราะเมื่อข้อมูลถูกเก็บอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดความกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหลได้

• ลดความผิดพลาด

โซลูชั่น AI-Powered OCR ช่วยลดเรื่องความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในองค์กร คำผิด ไฟล์หาย และเอกสารอยู่ผิดที่ปัญหาเหล่านี้สามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจได้ รวมถึงสำหรับธุรกิจในบางอุตสาหกรรมความผิดพลาดเหล่านี้สามารถนำไปสู่ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลได้ โดยเฉพาะในธุรกิจโรงพยาบาล ด้วยการนำเทคโนโลยี AI-Powered OCR มาประยุกต์ใช้กับธุรกิจ ทำให้ลดปัญหา และความกังวลในเรื่องนี้ไปได้

สรุป

การนำเทคโนโลยีมาใช้กับการทำธุรกิจถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจในยุคปัจจุบัน เพื่อเพิ่มความประสิทธิภาพในการทำงาน ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและ สร้างความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจ โดยเลือกเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์ และเหมาะสมกับแต่ละธุรกิจ โซลูชั่น  AI-Powered OCR เป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจในยุคปัจจุบัน ช่วยลดการทำงานในรูปแบบเดิม และซ้ำๆ ทำให้พนักงานในองค์กรมีเวลามากขึ้นในการโฟกัสกับงานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กรในภาพรวม และตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุค Data driven ช่วยให้ข้อมูลเก็บอยู่ในฐานข้อมูลเดียวกัน และสามารถนำข้อมูลไปประมวลผลเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจทางธุรกิจต่อได้