หลายๆองค์กรต้องเผชิญปัญหากับการจัดการเอกสารที่มีอยู่เป็นจำนวนมากในหลากหลายหน่วยงาน ตั้งแต่แผนกการเงิน บัญชี ไปจนถึงแผนกบริหารทรัพยากรบุคคล ทีมขาย และการตลาด ในปัจจุบันหลายองค์กรได้หมดเงินเป็นจำนวนมากไปกับกระบวนการจัดการเอกสารด้วยการใช้คน หรือระบบแมนนวล ซึ่งทำให้ค่าใช้จ่ายขององค์กรเพิ่มสูงขึ้น เกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน เสียเวลาในการทำงาน และไม่สามารถขยายผลในการทำงานได้ ปัญหาสำคัญกับการจัดการเอกสาร คือเอกสารส่วนใหญ่มักอยู่ในรูปแบบของไฟล์ PDF ,รูปภาพ, Word หรือ Excel และมักจะต้องใช้คนในการอ่าน ประมวลผล รวมถึงการกรอก หรือดึงข้อมูลที่ต้องการลงไปในระบบ การประมวลผล และการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสารยังคงเป็นปัญหาสำคัญสำหรับหลายธุรกิจ และเพื่อที่จะยกระดับธุรกิจไปสู่ขั้นถัดไป องค์กรจำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานจากการใช้คน หรือแมนนวลมาเป็นการใช้คนให้น้อยที่สุด หรือไม่ใช้คนเลย ตรงกับผลสำรวจ Gartner ที่พบว่าใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้ระหว่างธุรกิจกับธุรกิจทั่วโลกจะถูกประมวลผล และทำจ่ายโดยไม่ต้องใช้คนมาเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงาน

หลายธุรกิจได้นำ Robotic Process Automation (RPA) หรือระบบการทำงานอัตโนมัติแบบหุ่นยนต์มาใช้ในกระบวนการการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติ แต่การใช้ระบบ RPA อาจจะยังไม่เพียงพอ เพราะสิ่งที่สำคัญที่ต้องการแก้ไขในการประมวลผลเอกสาร คือการต้องใช้คนในอ่านเอกสาร และป้อนข้อมูลเข้าในระบบ แต่หากมีการใช้เทคโนโลยี AI หรือปัญญาประดิษฐ์ร่วมกับเทคโนโลยี RPA ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป วันนี้ AI GEN จะพาทุกท่านมารู้จัก และทำความเข้าใจกับระบบการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบกันมากยิ่งขึ้น

เทคโนโลยี AI กับการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติ

ภาพประกอบ : Canva

เทคโนโลยี AI สามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาในจุดนี้ได้ โดยระบบ AI สามารถดึงข้อมูลในเอกสารด้วยความแม่นยำสูง และสามารถเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารทั้งในรูปแบบ Unstructured หรือ Semi-structured ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูล Structured ได้ เพื่อให้ระบบสามารถตรวจสอบ และจัดเก็บเข้าไปในไฟล์ตามกระบวนการทำงานที่ได้ออกแบบไว้ได้ นอกจากนั้นระบบ AI ยังสามารถจัดการกับเอกสารได้ในหลากหลายรูปแบบโดยไม่จำเป็นต้องมีการออกแบบเทมเพลตเอกสารนั้นไว้ล่วงหน้า และตัว AI เองจะเรียนรู้การอ่านเอกสารอย่างต่อเนื่อง ทำให้สามารถอ่านเอกสารในรูปแบบต่างๆได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น ดังนั้นเทคโนโลยี AI ได้กลายเป็นเทคโนโลยีที่สำคัญที่ช่วยผลักดันทำให้เกิดกระบวนการทำงานอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงจบกระบวนการการทำงาน ในปัจจุบันหลายๆองค์กรเริ่มได้เห็นการประมวลผลข้อมูลโดยระบบ AI ที่มีความแม่นยำสูง ซึ่งแต่ก่อนเรื่องนี้แทบจะเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ถ้าหากมีการใช้เทคโนโลยี OCR เพียงอย่างเดียว

Intelligent Document Processing หรือการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะคืออะไร

โซลูชั่นในการประมวลผลเอกสารในรูปแบบเดิมนั้นได้สามารถดึงข้อมูลแบบอัตโนมัติจากเอกสารได้ แต่ผู้ใช้งานจะต้องมีการสร้างเทมเพลต หรือรูปแบบของเอกสารนั้นไว้ก่อน โดยมีวิธีในการทำงานคือเอาข้อมูลในเอกสารมารวมกัน เนื่องจากโซลูชั่นแบบเดิมสามารถดึงข้อมูลที่อยู่ในเทมเพลตเดียวกันออกมาได้เท่านั้น โดยระบบการประมวลผลเอกสารแบบเดิมนี้จะไม่สามารถทำงานได้ หากต้องดึงข้อมูลจากเอกสารรูปแบบใหม่ หรือเอกสารจากผู้ผลิตคนละราย

ภาพประกอบ : Canva

ในขณะที่โซลูชั่นการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ หรือ Intelligent Document Processing (IDP) นั้นมีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังที่สำคัญ ทำให้สามารถดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ และในหลากหลายฟอร์แมตข้อมูล โดยโซลูชั่น IDP ได้รวมเอาจุดเด่นของเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) กับจุดแข็งของเทคโนโลยี AI เข้าด้วยกัน ทำให้ปัญหาเรื่องการต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้า รวมถึงลดกระบวนการในการทำงานลงได้ ด้วยพลังของระบบ AI ทำให้การดึงข้อมูลทำงานได้อย่างง่ายดาย และการันตีถึงความแม่นยำสูง ระบบ IDP ที่มีเทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อนสามารถทำให้การประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติเกิดขึ้นได้ ตั้งแต่การดึงข้อมูลจากเอกสารจนถึงกรอกข้อมูลลงไปในระบบที่ต้องการ

ยกระดับในการทำธุรกิจด้วยพลังของเทคโนโลยี AI

โซลูชั่นการประมวลผลเอกสารในปัจจุบันได้ใช้ความสามารถของเทคโนโลยี AI ในหลากหลายสาขา ตั้งแต่เทคโนโลยี NLP (Natural Language Processing) หรือเทคโนโลยีประมวลผลภาษาธรรมชาติ , Deep learning, Computer vision และ Machine learning และเมื่อผนวกเทคโนโลยีเหล่านี้ร่วมกันกับเทคโนโลยี OCR และกระบวนการทำงานในปัจจุบัน ทำให้สามารถยกระดับวิธีการทำงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นได้

ภาพประกอบ : Canva

เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้นให้ลองนึกภาพตามเหตุการณ์นี้ แผนกการเงิน และแผนกบัญชีในองค์กรขนาดใหญ่แห่งหนึ่งได้นำกระบวนการแบบอัตโนมัติในการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยมีโซลูชั่นการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติที่มีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังมาใช้งาน ด้วยโซลูชั่น IDP นี้เองทำให้เมื่อได้รับอีเมล์ใบแจ้งหนี้จากผู้ผลิต ระบบสามารถอ่าน และดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ที่ได้รับโดยทันทีด้วยความแม่นยำสูง สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมากด้วยกฏเกณฑ์ที่ธุรกิจได้ตั้งไว้ และสามารถระบุข้อมูลเข้าไปในระบบ ERP ได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงยังสามารถตรวจตราถึงความปกติในใบแจ้งหนี้ เพื่อป้องกันการธุรกิจได้อีกด้วย

เทคโนโลยี AI คือผู้อยู่เบื้องหลังสำคัญ

โซลูชั่นการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัตินั้นได้ใช้การรวมตัวของเทคโนโลยี AI ในหลากหลายแขนง เพื่อที่จะดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสาร และรูปภาพออกมาได้

1.เทคโนโลยี Computer vision ทำให้สามารถจำแนกเอกลักษณ์ของแต่ละอย่าง และกำหนดพื้นที่ที่ต้องให้ความสนใจได้หลังจากที่ได้ใช้การเทคโนโลยี OCR ในการอ่านเอกสารในครั้งแรกเรียบร้อยแล้ว โดยทำให้ลดขั้นตอนในการทำงาน เพราะไม่ต้องจัดทำรูปแบบของเอกสารไว้ล่วงหน้าอีกต่อไป

2.เทคโนโลยี NLP (Natural language processing) เป็นเทคโนโลยีในอุดมคติของการประมวลผล และเข้าใจเอกสารแต่ละประเภท เทคโนโลยี NLP ทำให้เข้าใจถึงความหมายของตัวหนังสือที่ดึงออกมาจากเอกสาร โดยนำไปตรวจสอบเปรียบเทียบกับพจนานุกรม และรองรับหลากหลายภาษา

3.Fuzzy Logic (เหตุผลที่คลุมเครือ) สามารถทำให้ระบบสามารถตัดสินใจได้เหมือนกับใช้คนทำงาน และสามารถทำได้เร็วกว่าคน เมื่อรวมเทคโนโลยี NLP และ Fuzzy Logic เพื่อสนับสนุนเรื่องการตัดสินใจ ทำให้ช่วยพัฒนาความสามารถของระบบ และช่วยยกระดับประสิทธิภาพในการทำงานในทุกหน่วยงานของธุรกิจ

4.เทคโนโลยี Machine Learning ทำหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลที่ถูกดึงออกมาจากเอกสาร และตรวจสอบหาความผิดปกติข้อมูลที่ระบบได้ดึงออกมา หากพบความผิดปกติจะทำการแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลระบบเข้ามาตรวจสอบ

สรุป

เทคโนโลยี AI ช่วยทำให้การเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลทำได้ง่ายมากขึ้น โดยการจัดประเภทข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ และการดึงข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ รวมทั้งมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้ดึงออกมาว่าตรงกับกฏเกณฑ์ที่ธุรกิจตั้งไว้หรือไม่ เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องของข้อมูล ก่อนที่จะบันทึกข้อมูลเข้าไปในระบบ โซลูชั่นการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติจำเป็นต้องมีกระบวนการทำงานที่ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกกรอกเข้าไปในระบบโดยอัตโนมัติตามแต่ละขั้นตอนที่ได้มีกำหนดไว้อย่างถูกต้อง ในขณะที่ระบบ AI ช่วยในกระบวนการทำงานของการประมวลผลเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบ (End-to-End) และยังเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยในเรื่องการทำ Digital transformation ขององค์กรอีกด้วย

ในขณะเดียวกันการหาบริษัทผู้เชี่ยวชาญที่จะมาช่วยเรื่อง Digital Transformation นั้น จะต้องมั่นใจว่าบริษัทนั้นมีความเชี่ยวชาญในการนำเทคโนโลยี AI มาใช้ในธุรกิจ เนื่องจากโซลูชั่นการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติมีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังที่สำคัญ เพื่อให้ธุรกิจสามารถเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลได้อย่างราบรื่น และมั่นใจได้ว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงาน รวมทั้งตอบโจทย์เป้าหมายการเติบโตของธุรกิจ

อ้างอิง : Forbes