ธุรกิจของคุณกำลังมองหาวิธีการกระบวนในการจัดการเอกสารให้รวดเร็ว และเป็นระบบอัตโนมัติอยู่ใช่หรือไม่? ทางเลือกที่ดีที่สุดที่สามารถตอบโจทย์ปัญหานี้ได้คือ การนำเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้ 

เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) หรือการอ่านอักขระด้วยแสง เป็นเทคโนโลยีที่ทำให้คอมพิวเตอร์สามารถอ่านตัวหนังสือในเอกสารทั้งในรูปแบบของการพิมพ์ และลายมือ และเปลี่ยนตัวหนังสือเหล่านั้นให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถค้นหา และแก้ไขได้ ในขณะที่ไฟล์ PDF เป็นทางเลือกยอดนิยม แต่ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี OCR สามารถเปลี่ยนข้อความที่มีอยู่ให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ Jpeg ด้วยเช่นเดียวกัน

โซลูชั่น OCR มีข้อได้เปรียบในเรื่องของการค้นหาความรู้ในฐานข้อมูลเอกสาร (Text mining), การหาคุณลักษณะพิเศษ (Feature detection) และการหารูปแบบ (Pattern recognition) ที่ทำให้การอ่าน หรือจำแนกตัวอักษรได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น ทำไมธุรกิจของคุณถึงควรนำโปรแกรม OCR มาใช้? อะไรคือข้อดีของเทคโนโลยีนี้? มาค้นหาคำตอบไปกับ AI GEN ในบทความนี้

ประโยชน์ของการนำเทคโนโลยี OCR มาใช้กับธุรกิจ

1.ประหยัดเวลา

ภาพประกอบ : Canva

ถ้าหากคุณรู้สึกเสียเวลากับการทำงานเอกสารในรูปแบบเดิมๆ และประสบปัญหากับการบริหารจัดการเวลาในการทำงาน โซลูชั่น OCR สามารถช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของการนำเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้กับการทำงาน คือคุณจะมีเวลาโฟกัสกับงานอื่นที่มีประโยชน์กับธุรกิจของคุณได้มากยิ่งขึ้น เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลามานั่งสแกนเอกสารทีละใบ เพียงแค่สแกนเอกสารผ่านโปรแกรม OCR แทน ทำให้คุณมีเวลาเหลือที่จะไปทำงานอื่นมากขึ้น

2.ประหยัดค่าใช้จ่าย

ภาพประกอบ : Canva

เทคโนโลยี OCR ไม่เพียงแต่ช่วยธุรกิจของคุณประหยัดเวลา แต่ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอีกด้วย ทำให้คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสาร และประหยัดค่าใช้จ่ายค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ภายในออฟฟิซ รวมถึงประหยัดค่าใช้จ่ายแฝงจากการที่เอกสารเสียหาย 

นอกจากนั้นการไม่ใช้กระดาษ ทำให้บริษัทลดค่าใช้จ่ายในการสั่งกระดาษได้อีกด้วย ถึงแม้ว่าการใช้โปรแกรม OCR เป็นการลงทุนล่วงหน้า แต่จะช่วยทำให้ธุรกิจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้

3.ทำให้การแก้เอกสารเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น

ภาพประกอบ : Canva

โดยส่วนใหญ่แล้วนั้นเอกสารที่มีการสแกนมักต้องการการแก้ไข โดยเฉพาะเมื่อต้องมีการอัพเดทข้อมูล ข้อดีของเทคโนโลยี OCR คือช่วยแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ที่สามารถทำการแก้ไขได้โดยง่ายโดยใช้โปรแกรม Microsoft Word หรือโปรแกรมอื่นๆ

4.ค้นหาเอกสารได้ง่ายมากขึ้น

ภาพประกอบ : Canva

ถ้าคุณต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลบางอย่างในเอกสาร โซลูชั่น OCR เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ เนื่องจากเอกสาร OCR สามารถค้นหาข้อความในเอกสารได้ 100%

5.ยกระดับการให้บริการลูกค้า

ภาพประกอบ : Canva

สิ่งหนึ่งที่ลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ชอบใจ คือการรอคอย ประโยชน์ที่สำคัญของเทคโนโลยี OCR  อีกอย่าง คือช่วยลดระยะเวลาการรอคอยของลูกค้าโดยทำให้เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลในเอกสารของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

หรือแม้กระทั่งในการรับสายลูกค้า เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถใช้ฟีเจอร์ค้นหาในโปรแกรม OCR เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้าโดยอย่างทันถ่วงที ด้วยประโยชน์เหล่านี้ช่วยเพิ่มอัตราการซื้อซ้ำให้กับธุรกิจ

6.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ภาพประกอบ : Canva

ประโยชน์ที่สำคัญอีกหนึ่งอย่างของเทคโนโลยี OCR คือช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับธุรกิจ โดยการเปลี่ยนมาใช้ Business model ที่ไม่มีการใช้กระดาษ ทำให้การทำงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี OCR ที่สามารถจำแนกข้อความได้ ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเอกสารอีกต่อไป

7.การกู้คืนข้อมูล

ภาพประกอบ : Canva

อีกหนึ่งประโยชน์ที่สำคัญของ OCR คือทำให้การกู้คืนข้อมูลเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น เอกสาร OCR ส่วนมากเก็บอยู่ในรูปแบบดิจิทัลในเซิร์ฟเวอร์ที่มีความปลอดภัยสูง จึงทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกเก็บอยู่ที่ที่ปลอดภัย ถึงแม้จะอยู่ในสถานการณ์ฉุกเฉินไม่ว่าจะเป็นไฟไหม้ เกิดภัยทางธรรมชาติ จะทำให้คุณสามารถกู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วหลังจากมีสถานการณ์ฉุกเฉิน และทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้

8.ความปลอดภัยของข้อมูลที่ดีกว่า

ภาพประกอบ : Canva

ไม่เพียงแต่ทำให้การกู้คืนข้อมูลเป็นเรื่องที่ง่ายมากขึ้น เทคโนโลยี OCR ยังช่วยในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย เหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหลสามารถเกิดขึ้นได้กับทุกธุรกิจ

จากการสำรวจ 28%ของการรั่วไหลของข้อมูลเกิดขึ้นกับธุรกิจขนาดเล็ก โดยการนำเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้กับธุรกิจ ทำให้คุณไม่ต้องกังวลว่าเอกสารสำคัญของธุรกิจจะตกไปอยู่ในที่ที่ไม่ปลอดภัย  เพราะเมื่อข้อมูลถูกเก็บอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดความกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหลได้ 

9.ดีต่อสิ่งแวดล้อม

ภาพประกอบ : Canva

ประโยชน์ของเทคโนโลยี OCR ที่มักถูกมองข้ามคือ ช่วยเรื่องสิ่งแวดล้อม เนื่องจากจำนวนกระดาษและต้นไม้ที่ถูกตัดในแต่ละปีสามารถทำให้บ้านเรือนกว่า 50 ล้านหลังร้อนขึ้นได้ภายใน 20 ปี 

มากไปกว่านั้นในเฉพาะประเทศสหรัฐอเมริการต้นไม้จำนวนกว่า 1 พันล้านต้นถูกตัดเพื่อไปทำเป็นกระดาษ เพียงเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยี OCR ช่วยทำให้ธุรกิจของคุณลดการบริโภคกระดาษ ซึ่งส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อมในภาพรวมอีกด้วย

10.ลดความผิดพลาด

ภาพประกอบ Canva

เทคโนโลยี OCR ช่วยลดเรื่องความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในองค์กร คำผิด ไฟล์หาย และเอกสารอยู่ผิดที่ปัญหาเหล่านี้สามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจได้ รวมถึงสำหรับธุรกิจในบางอุตสาหกรรมความผิดพลาดเหล่านี้สามารถนำไปสู่ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลได้ โดยเฉพาะในธุรกิจโรงพยาบาล ด้วยการนำเทคโนโลยี OCR มาประยุกต์ใช้กับธุรกิจ ทำให้ลดปัญหา และความกังวลในเรื่องนี้ไปได้

วิธีการเลือกใช้โปรแกรม OCR 

ในปัจจุบันมีโปรแกรม OCR ให้เลือกหลากลาย สิ่งที่ต้องทำคือทำการศึกษาแต่ละโปรแกรมอย่างละเอียดว่าโปรแกรม OCR ไหนเหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด

เมื่อทำการเลือกซอฟต์แวร์ OCR ปัจจัยที่ควรคำนึงถึงมากที่สุด คือธุรกิจของคุณอยู่ในอุตสาหกรรมไหน เนื่องจากซอฟต์แวร์ OCR แต่ละเจ้าถูกออกแบบมาให้เหมาะกับการใช้งานในอุตสาหกรรมที่แตกต่างกันออกไป จะทำให้สะดวก และง่ายต่อการทำงานมากขึ้นเพราะโปรแกรม OCR นั้นๆสามารถอ่านคำ และประโยคเฉพาะของแต่ละอุตสาหกรรมนั้นๆได้

เราแนะนำให้ทดลองใช้งาน (demo) จากบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ OCR แต่ละเจ้า เพื่อทำให้คุณเข้าใจถึงประโยชน์ และข้อจำกัดของซอฟต์แวร์แต่ละเจ้า 

นอกจากนั้นในการทำการเลือกใช้โปรแกรม OCR ควรพิจารณาถึงจำนวนของเอกสารที่คุณต้องการให้โปรแกรม OCR ทำการ process เพื่อให้มั่นใจว่าโปรแกรม OCR เจ้านั้นๆมีความสามารถที่จะรองรับความต้องการของธุรกิจคุณได้

สรุป

เทคโนโลยี OCR มีประโยชน์มากมายกับธุรกิจในยุคปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว คล่องตัว และเติบโตอย่างรวดเร็ว ดังนั้นการเลือกโปรแกรม OCR หรือเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์กับธุรกิจของคุณจึงเป็นโจทย์ที่สำคัญ เพื่อให้เทคโนโลยีมาเป็นตัวช่วยในการขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง และช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจอีกด้วย

อ้างอิง : itechfy